كيف يمكنك تحديث التكنولوجيا الذكية في فندق مشغول؟

في الفندق، الغرف هي المنتج. كل غرفة تُخرج من الخدمة يعني فقدان الإيرادات، وكل فترة ظهيرة صاخبة تخاطر بمراجعة سيئة، ويجب أن تستمر الأنظمة التي يتم استبدالها في العمل لأن الفندق لا يمكنه إيقاف الخدمة مؤقتًا أثناء تغييرها. لذا، يتم التخطيط لإجراء عملية تحديث في فندق مشغول بناءً على الإيرادات والضيوف أولاً والتكنولوجيا ثانيًا.

من الناحية العملية، يعني ذلك العمل في مجموعات صغيرة من الغرف القابلة للبيع المتفق عليها مع إدارة الإيرادات، والحفاظ على وقت توقف كل غرفة قصيرًا ويمكن التنبؤ به، واختبار كل غرفة قبل عودتها للبيع، وجدولة عمليات تبديل الشبكة والنظام لفترات الإشغال المنخفض مع إجراء احتياطي متدرب، والتحكم في وصول المقاول إلى طوابق الضيوف. تُثبت الطريقة على أفضل وجه على عينة من الغرف تم اختبارها بالكامل، وهي تُثبّت التسلسل والتوقيتات، قبل أن يستقر الطرح في دورة يومية أو أسبوعية قابلة للتكرار مع فحص إعادة تسليم واضح لكل غرفة.

الضيوف في المبنى على مدار الساعة

في المكتب، غالبًا ما يمكن جدولة عملية التحديث خارج ساعات العمل في طابق كامل. في الفندق، تتم العمليات على مدار الساعة ويكون الضيوف دائمًا في المبنى. يعمل المقاولون في الممرات التي ينام فيها الأشخاص، ويجب أن يستمر نظام إدارة غرف الضيوف ونظام إدارة الممتلكات ونظام إدارة المبنى في العمل طوال الوقت.

التخطيط مع الأشخاص الذين يديرون الفندق

يجب الاتفاق على الخطة مع المدير العام، وإدارة الإيرادات، والمكتب الأمامي، والتدبير المنزلي، والهندسة والأمن قبل تثبيت البرنامج، لأن كل منهم يحمل جزءًا منه. تحدد إدارة الإيرادات الغرف التي يمكن إخراجها من المخزون، ومتى وإلى متى، والعمل مع الأحداث ومواسم الذروة والحجوزات الجماعية. يحتاج المكتب الأمامي وخدمة تنظيف الغرف إلى معرفة الغرف المعطلة يوميًا ومتى ستعود، من خلال عملية حالة الغرفة العادية. تتولى الهندسة المعدات وأنظمة المبنى ويجب أن توافق على عمليات الإغلاق والعزل. يدير الأمن وصول المقاول إلى طوابق الضيوف ومناطق الخدمة.

كتل متكررة

يتم تقسيم العمل إلى كتل صغيرة بما يكفي للعودة للبيع بسرعة، مثل مجموعة من الغرف في طابق واحد أو عمود رايزرات واحد (riser). تتبع كل كتلة نفس التسلسل: الغرف التي أُخرجت من الخدمة، تم تنفيذ العمل، تم اختبار الغرف، تنظيف الغرف وتفتيشها، إعادة الغرف. يُظهر توقيت كل خطوة في الكتل الأولى المكان الذي يحتاج فيه التسلسل إلى التعديل.

يجب الانتهاء من العمل الذي لا يتطلب دخول غرف الضيوف، مثل الكابلات الصاعدة ومعدات شبكة الممرات وأجهزة التحكم في غرفة المعدات، قبل بدء العمل داخل الغرفة. وهذا يقلل من الوقت الذي تقضيه كل غرفة خارج الخدمة.

فحص الإرجاع

لا يجوز إعادة بيع أي غرفة إلا بعد اجتياز فحص وظيفي قصير ومكتوب مسبقًا وتسجيله. يؤكد الفحص النموذجي ما يلي:

• يستجيب التدفئة والتبريد لعناصر التحكم الموجودة في الغرفة وللأوضاع المشغولة وغير المشغولة؛
• تعمل مشاهد الإضاءة والمفاتيح وأي مفتاح رئيسي أو حامل بطاقة المفتاح على النحو المنشود؛
• تظهر حالة الغرفة بشكل صحيح في نظام إدارة غرف النزلاء، وتصل إليها التغييرات من نظام إدارة الممتلكات؛
• يعمل قفل الباب ومؤشرات عدم الإزعاج والخدمة، حيثما كان ذلك في النطاق؛
• لا تبقى أي أعطال أو إنذارات للغرفة.
• الغرفة نظيفة، وتم ترميم الأسقف وألواح الوصول والأثاث، وقد قامت خدمة تنظيف الغرف بفحصها.

عمليات التحويل (cutover)، وطريق العودة

يؤثر تغيير الخادم المركزي أو الشبكة أو الواجهة على الفندق بأكمله في وقت واحد. تنتمي عمليات التحويل (cutover) إلى فترات إشغال منخفضة، مع تواجد المهندسين والموردين في الموقع، ويجب التدرب عليها. يجب أن توضح الخطة الاحتياطية كيفية العودة، والمدة التي سيستغرقها ذلك، وكيف سيتم تكييف الغرف يدويًا إذا كان النظام الجديد لا يعمل، ويجب التأكد من أن وحدات التحكم في غرف الضيوف لديها وضع افتراضي آمن إذا فقدت الاتصال بالنظام المركزي.

ويشير دليل NIST لأمن التكنولوجيا التشغيلية (SP 800-82) إلى أن التغييرات في تكنولوجيا التشغيل تحتاج عادةً إلى اختبارات دقيقة وانقطاعات مخططة، وغالبًا ما تكون مجدولة قبل أيام أو أسابيع. وفي الفندق، يحمي هذا الانضباط الضيوف جنبًا إلى جنب مع الأنظمة.

المقاولون في طوابق الضيوف

يجب الاتفاق على التحكم في الوصول للمقاولين بين فريق أمن الفندق والمقاول: تحديد الهوية، والمرافقين عند الاقتضاء، والمناطق والأوقات المسموح بها، وكيفية إصدار المفاتيح أو بيانات اعتماد الوصول وإعادتها. يجب على العمال عدم دخول الغرف المشغولة. يحتاج الوصول إلى أنظمة البناء إلى نفس الرعاية، مع قائمة الأفراد المصرح لهم الذين يتم إزالة وصولهم عند انتهاء العمل. إن تسمية الموظفين المعتمدين في اتفاقية الخدمة وتطبيق أقل الامتيازات، كما تنصح CISA ومكتب التحقيقات الفيدرالي للمتكاملين، يناسب كلاً من الوصول عن بعد وفي الموقع أثناء تحديث الفندق.

إن الصحة والسلامة والسلامة من الحرائق وإجراء دراسات استقصائية للمواد الخطرة قبل الحفر أو فتح الأسقف هي أمور من اختصاص المتخصصين المعينين في الفندق ومن واجبات المقاول الخاصة بموجب القانون المعمول به، ويجب أن يتيح برنامج التكنولوجيا وقتًا لهم. عندما يؤثر العمل على الكشف عن الحرائق أو الإنذار أو التحكم في الدخان، على سبيل المثال من خلال تغطية أجهزة الكشف في منطقة العمل، تنطبق إجراءات السلامة من الحرائق في الفندق ونصيحة مهندس الإطفاء.

إبقاء الضيوف راضين

يجب أن يقتصر العمل في مناطق الضيوف على الساعات المتفق عليها، ويجب جدولة المهام الصاخبة بعيدًا عن الغرف المجاورة المشغولة حيثما أمكن، وإطلاع موظفي المكتب الأمامي على ما يجب قوله إذا سأل الضيوف. يجب أن تكون أدوات التحكم الجديدة داخل الغرفة بسيطة، مع دليل قصير للضيوف وإحاطة للموظفين، لأن المكالمات إلى مكتب الاستقبال حول عناصر التحكم غير المألوفة غالبًا ما تكون الشكوى الأولى.

إغلاق

في نهاية البرنامج، يجب أن تكون كل غرفة قد اجتازت فحص إعادة التسليم، ويجب إزالة جميع وسائل الوصول المؤقتة، ويجب أن تعكس الوثائق ما تم تركيبه غرفة تلو الأخرى، ويجب تدريب الموظفين الهندسيين. راقب أعطال الغرف وتعليقات الضيوف عن كثب خلال الأسابيع الأولى من التشغيل العادي.