Pianifica l'ammodernamento innanzitutto in base alle entrate e agli ospiti e in secondo luogo alla tecnologia.
In un albergo le camere sono il prodotto. Ogni camera messa fuori servizio comporta una perdita di entrate, ogni pomeriggio rumoroso rischia una recensione negativa e i sistemi da sostituire devono continuare a funzionare perché l'hotel non può sospendere il servizio mentre cambiano. Quindi la ristrutturazione di un hotel occupato viene pianificata innanzitutto in termini di entrate e ospiti e in secondo luogo di tecnologia.
In pratica ciò significa lavorare in piccoli blocchi di camere vendibili concordati con la gestione delle entrate, mantenendo i tempi di inattività di ciascuna stanza brevi e prevedibili, testando ogni stanza prima che ritorni in vendita, programmando interruzioni di rete e di sistema per periodi di bassa occupazione con un fallback provato e controllando l'accesso degli appaltatori ai piani degli ospiti. Il metodo viene dimostrato al meglio su un campione di stanze completamente testato, che fissa la sequenza e i tempi, prima che l'implementazione si stabilizzi in un ciclo ripetibile giornaliero o settimanale con un chiaro controllo di riconsegna per ogni stanza.
In un ufficio, spesso è possibile programmare un intervento di ristrutturazione fuori orario su un intero piano. In un hotel le operazioni si svolgono 24 ore su 24 e gli ospiti sono sempre nell'edificio. Gli appaltatori lavorano nei corridoi dove le persone dormono e il sistema di gestione delle camere degli ospiti, il sistema di gestione della proprietà e il sistema di gestione dell'edificio devono continuare a funzionare per tutta la durata.
Il piano deve essere concordato con il direttore generale, la gestione delle entrate, il front office, le pulizie, l'ingegneria e la sicurezza prima che il programma venga definito, perché ognuno ne detiene una parte. Il Revenue Management decide quali camere possono uscire dall'inventario, quando e per quanto tempo, aggirando eventi, alta stagione e prenotazioni di gruppo. Il front office e le pulizie devono sapere ogni giorno quali camere sono fuori servizio e quando torneranno, attraverso il normale processo di stato delle camere. L'ingegneria è titolare degli impianti e dei sistemi dell'edificio e deve approvare arresti e isolamenti. La sicurezza gestisce l'accesso degli appaltatori ai piani degli ospiti e alle aree di servizio.
L'opera è suddivisa in blocchi abbastanza piccoli da poter essere rimessi in vendita rapidamente, come un gruppo di stanze su un piano o una singola colonna montante. Ogni blocco segue la stessa sequenza: stanze messe fuori servizio, lavori eseguiti, stanze testate, stanze pulite e ispezionate, stanze restituite. La tempistica di ogni passaggio nei primi blocchi mostra dove è necessario modificare la sequenza.
I lavori che non richiedono l'accesso alle stanze degli ospiti, come il cablaggio delle colonne montanti, le apparecchiature di rete dei corridoi e i controller delle sale impianti, devono essere completati prima dell'inizio dei lavori nelle stanze. Ciò riduce il tempo che ogni stanza trascorre fuori servizio.
Nessuna camera potrà essere rimessa in vendita finché non avrà superato un breve controllo funzionale, scritto preventivamente e registrato. Un controllo tipico conferma che:
La modifica di un server centrale, di una rete o di un'interfaccia influisce sull'intero hotel in un colpo solo. I cutover appartengono ai periodi di bassa occupazione, con ingegneria e fornitori sul posto, e dovrebbero essere provati. Il piano di riserva deve indicare come ripristinare, quanto tempo richiede e come le stanze verranno condizionate manualmente se il nuovo sistema non funziona, e i controllori delle camere degli ospiti dovrebbero essere confermati per avere una modalità predefinita sicura se perdono il contatto con il sistema centrale.
La guida del NIST alla sicurezza OT (SP 800-82) rileva che le modifiche alla tecnologia operativa richiedono in genere test attenti e interruzioni pianificate, spesso programmate con giorni o settimane di anticipo. In un albergo quella disciplina tutela gli ospiti insieme ai sistemi.
Il controllo degli accessi per gli appaltatori deve essere concordato tra il team di sicurezza dell'hotel e l'appaltatore: identificazione, accompagnatori ove richiesto, quali aree e orari sono consentiti e come vengono rilasciate e restituite le chiavi o le credenziali di accesso. I lavoratori non devono entrare nelle stanze occupate. L'accesso ai sistemi dell'edificio necessita della stessa attenzione, con un elenco delle persone autorizzate il cui accesso viene revocato al termine dei lavori. Indicare il personale autorizzato nel contratto di servizio e applicare il privilegio minimo, come consigliano la CISA e l'FBI per gli integratori, è adatto sia all'accesso remoto che in loco durante la ristrutturazione di un hotel.
La salute e la sicurezza, la sicurezza antincendio e le indagini per materiali pericolosi prima di forare o aprire i soffitti sono questioni di competenza degli specialisti nominati dall'hotel e dei doveri dell'appaltatore ai sensi della legge applicabile, e il programma tecnologico deve concedere loro tempo. Laddove il lavoro incida sulla rilevazione di incendi, sull'allarme o sul controllo del fumo, ad esempio coprendo i rilevatori in un'area di lavoro, si applicano le procedure di sicurezza antincendio dell'hotel e il consiglio dell'ingegnere antincendio.
Il lavoro nelle aree degli ospiti dovrebbe essere limitato agli orari concordati, le attività rumorose programmate lontano dalle stanze vicine occupate, ove possibile, e il personale del front office dovrebbe essere informato su cosa dire se gli ospiti lo chiedono. I nuovi controlli in camera dovrebbero essere semplici, con una breve guida per gli ospiti e un briefing per il personale, perché le chiamate alla reception riguardo a controlli non familiari sono spesso la prima lamentela.
Alla fine del programma, ogni stanza avrebbe dovuto superare il controllo di restituzione, tutti gli accessi temporanei sarebbero stati rimossi, la documentazione avrebbe dovuto riflettere ciò che era stato installato stanza per stanza e il personale tecnico avrebbe dovuto essere formato. Osserva attentamente i guasti delle camere e i commenti degli ospiti durante le prime settimane di normale funzionamento.
La fasatura decide se un retrofit in un hotel occupato riesce o fallisce, quindi la sequenza dei blocchi, il controllo di riconsegna delle stanze e i piani di cutover devono essere concordati con i team delle operazioni e delle entrate prima che inizi qualsiasi lavoro in cantiere. Pagin Consulting pianifica quella fasatura e coordina i fornitori in base ad essa, puntando a un retrofit che pochi ospiti noteranno mai.
Questo articolo si collega al nostro lavoro su Fit-out design.
Possiamo discutere i sistemi operativi e le opportunità energetiche.
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