Concorda eventi, diritti decisionali, identificatori e comportamenti di guasto prima dell'approvvigionamento e testa lo stato di ogni stanza.
Alle nove di sera l'ospite viene trasferito in una nuova stanza. Se i sistemi non sono collegati correttamente, la stanza che lasciano continua a riscaldare una camera vuota per tutta la notte mentre quella in cui entrano è ancora nel setback da invenduta. L'integrazione tra il sistema di gestione della proprietà (PMS), il sistema di gestione delle camere degli ospiti (GRMS) e il sistema di manutenzione esiste per prevenire esattamente questo tipo di piccole e costose irritazioni.
Funziona concordando un piccolo insieme di eventi che passano tra i sistemi, gli identificatori che collegano ogni evento alla stanza e alla risorsa giusta, quale sistema decide cosa e cosa fa ciascun sistema quando un altro non è disponibile. In genere il PMS fornisce la prenotazione e lo stato della camera, il GRMS controlla la camera e segnala guasti e occupazione, mentre il sistema di manutenzione riceve i guasti come attività e segnala quando vengono chiusi. Tre cose fanno la differenza: un programma di interfaccia scritto prima dell'appalto, i dati degli ospiti trasmessi ai sistemi dell'edificio mantenuti al minimo necessario per ciascuna funzione e ogni caso di guasto testato insieme al normale flusso prima dell'apertura.
Il PMS è il registro delle prenotazioni, degli ospiti, dei conti (folio) e dello stato delle camere dell'hotel. Il GRMS controlla il riscaldamento, il raffreddamento, l'illuminazione e i dispositivi correlati della stanza e sa se la stanza sembra essere occupata. Il sistema di manutenzione, spesso un CMMS, registra e tiene traccia del lavoro di ingegneria. Ciascuno è autorevole per informazioni diverse e i problemi di integrazione di solito iniziano dove ciò non è chiaro.
Una pianificazione dell'interfaccia elenca ogni messaggio tra i sistemi e indica, per ciascuno, l'attivazione, la direzione, il contenuto, la tempistica e cosa succede se fallisce. Un tipico set iniziale è simile al seguente:
Scorri in orizzontale per leggere tutta la tabella.
| Evento | Da → a | Scopo | Se il messaggio fallisce |
|---|---|---|---|
| L'ospite ha effettuato il check-in nella stanza | PMS → GRMS | Sposta la stanza dalla modalità invenduta a quella di benvenuto | GRMS utilizza il rilevamento dell'occupazione e un'impostazione predefinita delle stanze vendute |
| L'ospite ha effettuato il check-out | PMS → GRMS | Portare la camera nel setback da invenduta dopo un ritardo concordato | La stanza rimane nella logica occupata finché il rilevamento non mostra che è vuota |
| Spostamento della stanza | PMS → GRMS | Applica il check-out alla vecchia stanza e il check-in alla nuova stanza | Entrambe le stanze gestite dal rilevamento; il front office ha allertato |
| Camera fuori uso | PMS ↔ manutenzione | Mantieni le stanze invendute mentre i lavori sono aperti | L'ingegneria conferma lo stato manualmente |
| Stato delle pulizie | PMS ↔ app per le pulizie | Sporco, pulito, ispezionato | Processo manuale esistente |
| Rilevato guasto nella stanza | GRMS → manutenzione | Crea un'attività per la stanza e il dispositivo | Il guasto rimane visibile nell'elenco degli allarmi GRMS |
| Attività completata | Manutenzione → GRMS/PMS | Cancellare il flag di guasto e qualsiasi restrizione della stanza | Contrassegno cancellato manualmente dopo la verifica |
All'inizio mantieni l'elenco breve, perché ogni messaggio aggiuntivo è un'altra cosa da testare, monitorare e supportare.
Diritti decisionali chiari impediscono che la logica dei sistemi entri in conflitto. Il PMS decide se una stanza viene venduta, ma non se c'è qualcuno. Il GRMS decide la modalità di condizionamento della camera entro i limiti stabiliti dall'operatore, combinando lo stato della prenotazione, il rilevamento dell'occupazione e gli eventi delle porte. Il sistema di manutenzione decide la priorità dei guasti e il momento in cui un'attività viene chiusa. E solo il front office può mettere in vendita una stanza fuori uso, agendo su consiglio dell'ingegneria quando il motivo è tecnico.
Dovrebbero essere annotati i limiti di condizionamento per ciascuna modalità, insieme alla velocità con cui una stanza deve tornare al comfort quando un ospite ritorna e chi può modificare tali impostazioni. Le impostazioni che chiunque può modificare raramente rimangono dove sono state impostate.
Gli hotel hanno un ente di settore per questo. HTNG (Hospitality Technology Next Generation) è l'associazione tecnologica alberghiera i cui membri sviluppano specifiche aperte per la connessione dei sistemi alberghieri; dal 2021 fa parte dell'American Hotel & Lodging Association (AHLA), che ora pubblica le sue specifiche, che coprono molte integrazioni PMS. La specifica di integrazione PMS HTNG Express è mirata alle integrazioni che richiedono solo un insieme limitato di informazioni su prenotazioni, ospiti e camere e non copre esplicitamente le integrazioni di dati completi come quelle tra un sistema di prenotazione centrale e un PMS. Elenca le specifiche HTNG correlate, incluso il messaggio di stato della camera degli ospiti. Sia ai fornitori PMS che a quelli GRMS dovrebbe essere chiesto quali specifiche e versioni supportano le loro versioni attuali; una richiesta generale di "compatibilità HTNG" non è sufficientemente specifica per stipulare un contratto.
Il collegamento tra il GRMS e il sistema di manutenzione è meno standardizzato, quindi dovrebbe essere specificato per evento e contenuto dei dati, con il fornitore tenuto a documentarlo.
Il PMS, il GRMS e il sistema di manutenzione devono utilizzare gli stessi numeri di stanza e il sistema di manutenzione deve riconoscere il dispositivo o la risorsa che ha generato un guasto. Una convenzione di denominazione concordata prima dell'installazione deve coprire anche i casi più difficili: stanze comunicanti, suite con più zone e aree del retro che compaiono in un solo sistema. I controlli degli identificatori rientrano nella messa in servizio.
I sistemi dell'edificio raramente hanno bisogno di sapere chi è un ospite. Il condizionamento della camera deve sapere se una camera è stata venduta e il suo stato di arrivo e partenza; nomi, dettagli di contatto e stato fedeltà non gli servono. Laddove vengano proposte funzionalità di personalizzazione come la temperatura preferita, lo scopo, la base giuridica e la conservazione dovrebbero essere concordati con il responsabile della protezione dei dati dell'hotel prima della progettazione. Ai sensi del GDPR, si applicano i principi di limitazione delle finalità e minimizzazione dei dati di cui all’articolo 5, e l’articolo 25 rende la protezione dei dati fin dalla progettazione e per impostazione predefinita un obbligo a carico del titolare del trattamento. La pianificazione dell'interfaccia dovrebbe registrare quali dati personali contiene ciascun messaggio.
Ogni sistema prima o poi non sarà più disponibile, durante un aggiornamento del PMS, un guasto della rete o un'interruzione del fornitore. Per ciascuna interfaccia, il progetto dovrebbe indicare cosa fa il sistema ricevente, come viene informato il personale e come i sistemi si risincronizzeranno successivamente. Una stanza dovrebbe rimanere confortevole e sicura con ogni interfaccia disattivata. La risincronizzazione è il passaggio che si dimentica più facilmente: dopo un'interruzione del PMS, i check-in e i check-out gestiti manualmente devono ancora raggiungere il GRMS, altrimenti le camere si troveranno nella modalità sbagliata.
Ogni interfaccia necessita di un proprietario che controlli il flusso dei messaggi, riceva gli avvisi dei fornitori sui cambiamenti di versione e approvi le modifiche. Poiché gli aggiornamenti PMS e GRMS possono interrompere le integrazioni, i test di regressione dell'integrazione rientrano nel processo di modifica.
Sui progetti alberghieri Pagin Consulting prepara il programma di interfaccia, i diritti decisionali e gli scenari di test. La prova, però, arriva da chi le utilizzerà: ogni stato della camera previsto dal programma è stato testato, con PMS, GRMS e fornitori di manutenzione nella stessa stanza, mentre l'hotel è ancora vuoto.
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