كيف يمكن للفندق دمج نظام إدارة الممتلكات (PMS) وضوابط غرف النزلاء وأنظمة الصيانة؟

في الساعة التاسعة مساء، يتم نقل الضيف إلى غرفة جديدة. إذا لم تكن الأنظمة متصلة بشكل صحيح، فإن الغرفة التي يغادرونها تستمر في تدفئة مساحة فارغة طوال الليل بينما الغرفة التي يدخلون إليها لا تزال في وضع التراجع (setback) الخاص بالغرفة غير المباعة. التكامل بين نظام إدارة الممتلكات (PMS)، ونظام إدارة غرف الضيوف (GRMS) ونظام الصيانة موجود لمنع هذا النوع من التهيج الصغير والمكلف.

وهو يعمل من خلال الاتفاق على مجموعة صغيرة من الأحداث التي تمر بين الأنظمة، والمعرفات التي تربط كل حدث بالغرفة المناسبة والأصول المناسبة، وأي نظام يقرر ماذا، وماذا يفعل كل نظام عندما لا يتوفر نظام آخر. عادةً ما يوفر نظام إدارة الممتلكات (PMS) الحجز وحالة الغرفة، ويتحكم نظام إدارة غرف الضيوف (GRMS) في الغرفة ويبلغ عن الأعطال والإشغال، ويتلقى نظام الصيانة الأعطال كمهام ويقدم التقارير عند إغلاقها. هناك ثلاثة أشياء تصنع الفارق: جدول الواجهة المكتوب قبل الشراء، وتمرير بيانات الضيف إلى أنظمة المبنى مع الحفاظ على الحد الأدنى الذي تحتاجه كل وظيفة، واختبار كل حالة فشل جنبًا إلى جنب مع التدفق الطبيعي قبل الفتح.

ثلاثة أنظمة، ثلاث وظائف

نظام إدارة الممتلكات (PMS) هو سجل الفندق الخاص بالحجوزات والضيوف والحسابات (folio) وحالة الغرفة. يتحكم نظام GRMS في التدفئة والتبريد والإضاءة والأجهزة ذات الصلة داخل الغرفة، ويعرف ما إذا كانت الغرفة تبدو مشغولة أم لا. يقوم نظام الصيانة، الذي غالبًا ما يكون CMMS، بتسجيل وتتبع الأعمال الهندسية. كل منها موثوق به بالنسبة لمعلومات مختلفة، وعادة ما تبدأ مشاكل التكامل عندما يكون ذلك غير واضح.

الجدول الزمني للواجهة

يسرد جدول الواجهة كل رسالة بين الأنظمة والحالات، لكل منها، المشغل والاتجاه والمحتوى والتوقيت وما يحدث إذا فشلت. تبدو مجموعة البداية النموذجية كما يلي:

اجعل القائمة قصيرة في البداية، لأن كل رسالة إضافية هي شيء آخر يجب اختباره ومراقبته ودعمه.

من يقرر ماذا

حقوق اتخاذ القرار الواضحة تمنع منطق الأنظمة من الاصطدام. يقرر PMS ما إذا كانت الغرفة سيتم بيعها، ولكن ليس ما إذا كان هناك أي شخص فيها. يقرر نظام GRMS وضع تكييف الغرفة ضمن الحدود التي يحددها المشغل، ويجمع بين حالة الحجز واكتشاف الإشغال وأحداث الباب. يقرر نظام الصيانة كيفية تحديد أولويات الأعطال ومتى يتم إغلاق المهمة. ولا يمكن إلا للمكتب الأمامي أن يقبل غرفة معطلة للبيع، بناءً على نصيحة المهندس عندما يكون السبب تقنيًا.

يجب تدوين حدود التكييف لكل وضع، بالإضافة إلى مدى السرعة التي يجب أن تستعيد بها الغرفة الراحة عند عودة الضيف ومن يمكنه تغيير هذه الإعدادات. نادرًا ما تظل الإعدادات التي يمكن لأي شخص تغييرها في مكانها.

المعايير، حيث أنها تناسب

الفنادق لديها هيئة صناعية لهذا الغرض. HTNG (Hospitality Technology Next Generation) هي جمعية تكنولوجيا الفنادق التي يقوم أعضاؤها بتطوير مواصفات مفتوحة لربط أنظمة الفنادق؛ لقد كانت جزءًا من جمعية الفنادق والإقامة الأمريكية (AHLA) منذ عام 2021، والتي تنشر الآن مواصفاتها، وهي تغطي العديد من عمليات تكامل نظام إدارة الممتلكات (PMS). تهدف مواصفات تكامل HTNG Express PMS إلى عمليات التكامل التي تحتاج فقط إلى مجموعة محدودة من معلومات الحجز والضيف والغرفة، ولا تغطي صراحةً عمليات تكامل البيانات الكاملة مثل تلك التي تتم بين نظام الحجز المركزي ونظام PMS. وهو يسرد مواصفات HTNG ذات الصلة، بما في ذلك رسائل حالة غرفة الضيوف. ينبغي سؤال كل من موردي PMS وGRMS عن المواصفات والإصدارات التي تدعمها إصداراتهم الحالية؛ المطالبة العامة بـ "توافق HTNG" ليست محددة بما يكفي للتعاقد عليها.

يعتبر الارتباط بين نظام إدارة غرف الضيوف (GRMS) ونظام الصيانة أقل توحيدًا، لذا يجب تحديده حسب محتوى الحدث والبيانات، مع مطالبة المورد بتوثيقه.

معظم العيوب هي مشاكل في المعرف

يجب أن يستخدم نظام PMS وGRMS ونظام الصيانة نفس أرقام الغرف، ويجب أن يتعرف نظام الصيانة على الجهاز أو الأصل الذي تسبب في حدوث عطل. يجب أن يشمل اصطلاح التسمية المتفق عليه قبل التثبيت الحالات الصعبة أيضًا: الغرف المتصلة، والأجنحة ذات المناطق المتعددة، والمناطق الخلفية التي تظهر في نظام واحد فقط. فحوصات المعرّفات جزء من التجهيز للتشغيل.

بيانات الضيف: اجتياز الحد الأدنى

نادراً ما تحتاج أنظمة البناء إلى معرفة من هو الضيف. يحتاج تكييف الغرفة إلى معرفة ما إذا كانت الغرفة قد بيعت وحالة وصولها ومغادرتها؛ الأسماء وتفاصيل الاتصال وحالة الولاء لا فائدة منها. عندما يتم اقتراح ميزات التخصيص مثل درجة الحرارة المفضلة، يجب الاتفاق على الغرض والأساس القانوني والاحتفاظ مع مسؤول حماية البيانات بالفندق قبل التصميم. بموجب اللائحة العامة لحماية البيانات، تنطبق مبادئ تحديد الغرض وتقليل البيانات الواردة في المادة 5، وتجعل المادة 25 حماية البيانات حسب التصميم وبشكل افتراضي التزامًا على المتحكم. يجب أن يسجل جدول الواجهة البيانات الشخصية التي تحتوي عليها كل رسالة.

عندما يتعطل نظام

لن يكون كل نظام متاحًا في مرحلة ما، سواء أثناء ترقية نظام إدارة الممتلكات (PMS) أو حدوث عطل في الشبكة أو انقطاع المورد. بالنسبة لكل واجهة، يجب أن يوضح التصميم ما يفعله النظام المستقبل، وكيف يتم إخبار الموظفين وكيف تتم إعادة مزامنة الأنظمة بعد ذلك. يجب أن تظل الغرفة مريحة وآمنة مع تعطل كل واجهة. إعادة المزامنة هي الخطوة الأكثر سهولة في النسيان: بعد انقطاع PMS، يجب أن تظل عمليات تسجيل الوصول والمغادرة التي تتم معالجتها يدويًا تصل إلى GRMS، وإلا ستبقى الغرف في الوضع الخاطئ.

بعد الافتتاح

تحتاج كل واجهة إلى مالك يتحقق من تدفق الرسائل ويتلقى إشعارات الموردين حول تغييرات الإصدار ويوافق على التغييرات. نظرًا لأن ترقيات PMS وGRMS يمكن أن تؤدي إلى كسر عمليات التكامل، فإن اختبارات انحدار التكامل تنتمي إلى عملية التغيير.