كيف يمكن لبيانات الإشغال تحسين جداول التنظيف؟

في يوم الجمعة في مكتب مختلط، قد يقضي فريق التنظيف المساء في مسح المكاتب التي لم يجلس عليها أحد، بينما في يوم الثلاثاء، تتأخر الحمامات في الطابق الأكثر ازدحامًا بحلول منتصف الصباح. تعمل بيانات الإشغال على إصلاح عدم التطابق من خلال إظهار المساحات التي تم استخدامها بالفعل، ومدى كثافة استخدامها ومتى. ويمكن بعد ذلك أن تتبع جهود التنظيف الطلب: تتم صيانة الحمامات المزدحمة في كثير من الأحيان، ويتم تخطي غرف الاجتماعات والمكاتب غير المستخدمة، ويتم إرسال الموظفين إلى حيث تكون هناك حاجة إليهم.

والهدف هو تقديم خدمة أفضل عندما يكون ذلك مهمًا وبذل جهد أقل عندما لا يكون ذلك مهمًا، وهو ما لا يعني التخفيض التلقائي للتكلفة. إن إنجاح هذه الفكرة يعني الحفاظ على خط أساس ثابت للمهام الحيوية والقانونية المتعلقة بالنظافة، ونقل المساحات المناسبة فقط إلى التنظيف القائم على الطلب، واستخدام البيانات المجمعة التي لا تتعقب الأفراد، وتغيير عقد التنظيف بحيث يتم الدفع مقابل طريقة العمل الجديدة وقياسها.

نفس المهام، محفّز مختلف

تسرد مواصفات التنظيف التقليدية المهام والتكرارات: يتم مسح كل مكتب يوميًا، وتنظيف كل غرفة اجتماعات مرتين يوميًا، وفحص الحمامات كل ساعة. حيث يختلف الاستخدام من يوم لآخر، مما يضمن تنظيف الغرف الفارغة بينما تتخلف المناطق المزدحمة. يحتفظ التنظيف القائم على الطلب بقائمة المهام ولكنه يغير ما يضبطها. يحدث العمل عندما يتجاوز الاستخدام حدًا متفقًا عليه، على فترات زمنية متفق عليها للمساحات المستخدمة، وبتردد مخفض أو أدنى للمساحات غير المستخدمة.

العدادات وأجهزة الاستشعار والحجوزات

غالبًا ما يكون العدد البسيط مع خلاصة الحجز كافيًا للمرحلة الأولى. يضيف كل مصدر بيانات إضافي تكلفة وتعقيدًا، لذا أضف مصدرًا واحدًا فقط عند ظهور فجوة.

ما يجب تنظيفه بغض النظر

لا ينبغي أن يعني التنظيف على أساس الطلب أبدًا أن المساحة تصبح غير نظيفة لأن جهاز الاستشعار أبلغ عنها بأنها غير مستخدمة. يبقى خط الأساس الثابت في مكانه للمناطق الحرجة للنظافة مثل المطابخ والحمامات والمساحات السريرية أو أماكن إعداد الطعام، بالترددات التي يحددها تقييم المخاطر الخاص بالمشغل والقواعد المعمول بها. كما يغطي أيضًا المهام القانونية أو التعاقدية التي يجب أن تتم على فترات زمنية محددة، والتنظيف العميق الدوري الذي لا يعتمد على الاستخدام الحديث. يجب أن تعود أي مساحة فشل مستشعرها أو فقدت بياناتها إلى خط الأساس، وليس إلى "عدم الحاجة إلى التنظيف" أبدًا.

الخصوصية للشاغلين وعمال النظافة

يمكن أن تصبح بيانات الإشغال بيانات شخصية إذا كانت تحدد هوية الأفراد أو يمكن ربطها بهم؛ تعد أجهزة الاستشعار المكتبية في المكتب المزود بمقاعد مخصصة هي الحالة الواضحة. في الاتحاد الأوروبي، تشير مبادئ تحديد الغرض وتقليل البيانات الخاصة باللائحة العامة لحماية البيانات إلى جمع ما يحتاجه غرض التنظيف فقط، وهو ما يعني عادةً الأعداد وحالة المستخدم أو غير المستخدم حسب المساحة، وليس الهويات. يجب الاتفاق على الغرض وفترة الاحتفاظ ومن يمكنه رؤية البيانات مع مستشار حماية البيانات الخاص بك. كما أنه يساعد في شرح النظام للشاغلين: فالناس يتقبلون عدّاد الحمام بسهولة أكبر بكثير من جهاز الاستشعار غير المفسر الموجود أسفل مكاتبهم.

تنطبق نفس الرعاية على موظفي التنظيف. يمكن لتطبيقات المهام التي تسجل أوقات الإكمال أن تنزلق إلى مراقبة الأداء الفردي. قرر مسبقًا ما تم تسجيله، ولماذا وكيف سيتم استخدامه، وأشرك مقاول التنظيف وموظفيه في هذا القرار.

أسئلة لمن يملك عقد التنظيف

عادة ما يتم تسعير عقود التنظيف على ترددات وساعات ثابتة، والخدمة القائمة على الطلب تقع بشكل محرج على هذا الأساس. إن كيفية تغيير النموذج التجاري هي مسألة تخص قائد أو مستشار مشتريات إدارة المرافق لدى العميل، ولكن تصميم البيانات يطرح أسئلة سيتعين عليهم الإجابة عليها قبل تشغيل النظام:

• هل هل يتخلى العقد عن الجدول الدوري ويحدد المخرجات مثل معايير النظافة وأوقات الاستجابة؟ وإذا كان الأمر كذلك، فكيف سيتم قياس تلك المخرجات؟
• هل فريق خط الأساس الثابت، مع عنصر متغير مدفوع بالاستخدام المقاس، أكثر ملاءمة من سعر ثابت واحد؟
• ما هي الاستجابة المتوقعة عند عند انطلاق محفّز الاستخدام، على سبيل المثال، ما هي السرعة التي يجب أن تتم صيانتها بعد وصول الحمام إلى حد الزيارة؟
• كيف سيتلقى المقاول المهام (عادةً من خلال تطبيق الهاتف المحمول أو نظام إدارة المرافق)، وكيف يتم تسجيل الإنجاز، وكيف يتم فحص الجودة بشكل مستقل، من خلال عمليات التفتيش الدورية أو تعليقات الشاغلين؟

يمكن تصميم بيانات الإشغال والمحفزات والتكامل لدعم أي من تلك الإجابات، لكنها لا تستطيع حلها.

خدمة أفضل أولا، والادخار ثانيا

ما يمكنك توقعه بشكل معقول هو بذل جهد أفضل استهدافًا واستجابة أسرع في المناطق المزدحمة. يعتمد انخفاض إجمالي تكلفة التنظيف على نموذج العقد، وعلى مقدار الجدول القديم التي تم إنفاقها على المساحة غير المستخدمة، وعلى ما إذا كانت الساعات المحررة ستتم إزالتها أو إعادة توزيعها. إن تخفيض ساعات العمل هو قرار تجاري بين المالك والمقاول، ويجب أن يفصله دراسة الجدوى عن التحسينات في جودة الخدمة. بدأت أنظمة الاعتماد في ملاحظة ذلك أيضًا: تسرد بطاقة أداء SmartScore الخاصة بـ WiredScore للفنادق تنظيم التنظيف ضمن التميز التشغيلي. وهذا يدل على اهتمام السوق. لا يثبت أن كل مبنى سيستفيد.