كيف تعمل أنظمة إدارة الزوار الذكية؟

يستبدل نظام إدارة الزائر الذكي دفتر تسجيل الدخول الورقي بعملية رقمية. يقوم المضيف بدعوة الزائر مقدمًا؛ يتلقى الزائر التعليمات والرمز، ويقوم بتسجيل الوصول في مكتب الاستقبال أو الكشك، ويتم إخطار المضيف؛ يُصدر النظام شارة أو بيانات اعتماد مؤقتة يمكنها أيضًا فتح أبواب أو طوابق مصاعد معينة؛ وعند المغادرة، يتم إلغاء أوراق الاعتماد وتسجيل الزيارة. إذا تم تنفيذه بشكل جيد، فإنه يسرع عملية الوصول، ويعطي مكتب الاستقبال قائمة دقيقة بالأشخاص الموجودين في الموقع ويقلل من عدد أوراق الاعتماد المتداولة غير الخاضعة للرقابة.

لكن الكشك هو الجزء الأقل أهمية في التصميم. تتعلق القرارات المهمة بالبيانات الشخصية التي تجمعها، وكيفية منح الوصول المؤقت وإزالته، وكيفية تصرف النظام عند فشله.

زيارة واحدة، من الدعوة إلى الخروج

تبدأ الزيارة قبل وصول الزائر. يقوم المضيف بتسجيله من خلال بوابة الويب أو تكامل التقويم أو الاستقبال، ويرسل النظام تفاصيل وصول الزائر وقواعد الموقع وغالبًا رمز الاستجابة السريعة. عند الوصول، يقوم الزائر بمسح الرمز ضوئيًا أو يتم تسجيل وصوله عن طريق مكتب الاستقبال. تقوم بعض الأنظمة بطباعة شارة؛ يقوم الآخرون بإصدار بيانات اعتماد الهاتف المحمول أو البطاقة. يتم إخبار المضيف عبر البريد الإلكتروني أو أداة الدردشة أو الهاتف بأن ضيفه ينتظر.

إذا كان النظام متكاملاً مع التحكم في الوصول، فإن بيانات اعتماد الزائر تكون صالحة فقط للأبواب أو البوابات الدوارة أو أرضيات المصاعد المحددة، وفقط خلال فترة الزيارة. وفي الوقت نفسه، يمكن لمكتب الاستقبال معرفة من الموجود في المبنى، وفي عملية الإخلاء، تدعم قائمة الزوار نداء الأسماء جنبًا إلى جنب مع إجراءات حراس الإطفاء. تسجيل المغادرة يلغي بيانات الاعتماد؛ إذا غادر الزائر دون القيام بذلك، فيجب أن تنتهي صلاحية بيانات الاعتماد تلقائيًا. يتم بعد ذلك الاحتفاظ بسجل الزيارة لفترة متفق عليها قبل حذفه أو إخفاء هويته.

تطبق الفنادق نفس المبادئ على المقاولين والموردين وضيوف الفعاليات، وعادة ما تكون بقواعد مختلفة عن تلك الخاصة بالمقيمين.

ما هي البيانات الشخصية التي تحتاجها حقًا؟

يقوم نظام الزائر بمعالجة البيانات الشخصية، وبالتالي يتم تطبيق قانون حماية البيانات. في الاتحاد الأوروبي يعني ذلك اللائحة العامة لحماية البيانات؛ ولدى الولايات القضائية الأخرى قوانينها الخاصة، مثل اللائحة العامة لحماية البيانات في المملكة المتحدة والمرسوم بقانون اتحادي رقم 45 لعام 2021 بشأن حماية البيانات الشخصية لدولة الإمارات العربية المتحدة. إذا أخذنا اللائحة العامة لحماية البيانات كمثال، فإن مبادئها في المادة 5 تتضمن تحديد الغرض وتقليل البيانات وتقييد التخزين، وتتطلب المادة 13 إخبار الزائرين بموعد جمع بياناتهم ومن يقوم بمعالجتها ولماذا وعلى أي أساس قانوني وإلى متى سيتم الاحتفاظ بها.

وهذا يجعل كل حقل على شاشة تسجيل الوصول قرارًا مبررًا:

تعني حماية البيانات حسب التصميم وبشكل افتراضي، التي تقتضيها المادة 25، تكوين النظام بحيث، ما لم يكن هناك سبب للقيام بخلاف ذلك، يجمع الحد الأدنى، ويحتفظ به لأقصر وقت، ويحدد من يمكنه رؤيته. عندما يكون من المحتمل أن تؤدي المعالجة إلى مخاطر كبيرة على الأفراد، تتطلب المادة 35 تقييم تأثير حماية البيانات قبل بدء المعالجة، ويجب على مستشار حماية البيانات الخاص بك أن يقرر ما إذا كان ذلك ينطبق أم لا. تحقق أيضًا من المكان الذي يقوم فيه المورد بتخزين البيانات، وما إذا كانت سجلات الزيارة مرئية للمستأجرين الآخرين في مبنى متعدد المستأجرين.

الوصول المؤقت، وكيف ينتهي

التكامل مع التحكم في الوصول هو المكان الذي تلتقي فيه الراحة والأمان، وتحتاج المواصفات إلى تسوية عدة نقاط. يجب أن يكون التفويض محدودًا: يجب ألا يكون المضيف قادرًا على منح الزائر وصولاً أوسع من المضيف. يجب أن تقتصر الصلاحية على الفترات الزمنية المرتبطة بالزيارة، مع انتهاء الصلاحية تلقائيًا. إن اختيار بيانات الاعتماد أمر مهم، لأن رموز QR المطبوعة والبطاقات القابلة لإعادة الاستخدام وبيانات اعتماد الهاتف المحمول تحمل مخاطر مختلفة، وتحتاج البطاقات القابلة لإعادة الاستخدام إلى عملية إرجاع وإلغاء.

يجب أن تبقى السلطة حيث تنتمي. يظل نظام التحكم في الوصول هو النظام الذي يقرر ما إذا كان الباب مفتوحًا أم لا؛ يطلب نظام الزائر بيانات اعتماد محدودة المدة ويجب ألا يكون قادرًا على إنشاء وصول دائم. ويجب أن يتم الإلغاء عمليا: يجب أن يصل تسجيل المغادرة وانتهاء الصلاحية والإلغاء اليدوي إلى وحدات التحكم في الباب على الفور، وهو أمر يجب اختباره، ولا يجب افتراضه أبدًا.

عندما تكون الخدمة معطلة

غالبًا ما تكون أنظمة الزائر عبارة عن خدمات سحابية، لذا قرر مسبقًا ما يحدث عندما لا تتوفر الخدمة أو الاتصال بالإنترنت. أربعة أسئلة تغطي معظمها:

• كيف يسجّل الاستقبال وصول الزوار؟
• هل يمكن الوصول إلى القائمة الموجودة في الموقع للإخلاء دون الاتصال بالإنترنت؟
• هل تستمر بيانات الاعتماد الصادرة بالفعل في العمل، وهل يمكن إلغاء البيانات المعلقة محليًا؟
• من يتم إخباره عندما تتوقف عمليات التكامل مع التحكم في الوصول أو مراسلة المضيف عن العمل؟

غالبًا ما يكون الرجوع البسيط إلى الورق أو دون الاتصال بالإنترنت، والذي يتم التدرب عليه مع الاستقبال، كافيًا، بشرط ألا يتحول إلى طريقة دائمة للالتفاف حول عناصر التحكم.

تصميم لكل زائر

لن يكون لدى كل زائر هاتف ذكي، أو يقرأ اللغة المحلية، أو يكون قادرًا على استخدام كشك بشاشة تعمل باللمس. إن المسار المساعد في مكتب الاستقبال، والرحلة الرقمية التي يمكن إكمالها دون عوائق، ينتميان إلى التصميم منذ البداية، وليس كفكرة لاحقة. إن النظام الذي يعمل على تسريع وصول معظم الوافدين ولكنه يقطع الطريق على الزائر الذي يحتاج إلى المساعدة لم يحسن المبنى.

قبل العرض التوضيحي

• ما هي حقول البيانات الإلزامية، وهل يمكننا إيقاف تشغيل الحقول التي لا نحتاج إليها؟
• كيف يتم تكوين فترات الاحتفاظ وتنفيذها؟
• أين يتم تخزين البيانات، ومن في شركتك يمكنه الوصول إليها؟
• كيف يعمل التكامل مع نظام التحكم في الوصول لدينا، وما هو النظام الذي يتمتع بالسلطة؟
• ماذا يحدث لتسجيل الوصول وبيانات الاعتماد والقائمة الموجودة في الموقع عندما لا يمكن الوصول إلى الخدمة الخاصة بك؟
• كيف يتم فصل مساحات عمل المستأجرين في مبنى متعدد المستأجرين؟