Come funzionano i sistemi intelligenti di gestione dei visitatori?

Un sistema intelligente di gestione dei visitatori sostituisce il registro cartaceo delle presenze con un processo digitale. Un host invita il visitatore in anticipo; il visitatore riceve istruzioni e un codice, effettua il check-in alla reception o ad un chiosco e l'host viene avvisato; il sistema rilascia un badge o una credenziale temporanea che può anche aprire specifiche porte o piani dell'ascensore; e alla partenza viene cancellata la credenziale e registrata la visita. Fatto bene, accelera l’arrivo, fornisce alla reception un elenco accurato di chi è sul posto e riduce il numero di credenziali incontrollate in circolazione.

Il chiosco, però, è la parte meno importante del progetto. Le decisioni che contano riguardano quali dati personali raccogliere, come viene concesso e rimosso l’accesso temporaneo e come si comporta il sistema in caso di guasto.

Una visita, dall'invito all'uscita

La visita inizia prima dell'arrivo del visitatore. Un host lo registra tramite un portale web, un'integrazione del calendario o una reception e il sistema invia al visitatore i dettagli dell'arrivo, le regole del sito e spesso un codice QR. All'arrivo il visitatore scansiona il codice o viene registrato alla reception. Alcuni sistemi stampano un badge; altri rilasciano credenziali mobili o carte. L'host viene informato tramite e-mail, strumento di chat o telefono che il suo ospite sta aspettando.

Se il sistema è integrato con il controllo accessi, la credenziale del visitatore è valida solo per porte, tornelli o piani ascensori specificati e solo per il periodo della visita. Nel frattempo la reception può vedere chi si trova nell'edificio e in caso di evacuazione l'elenco dei visitatori supporta l'appello oltre alle procedure degli addetti antincendio. Il check-out annulla la credenziale; se il visitatore se ne va senza farlo, la credenziale dovrebbe scadere automaticamente. La registrazione della visita viene poi conservata per un periodo concordato prima di essere cancellata o anonimizzata.

Gli hotel applicano gli stessi principi agli appaltatori, ai fornitori e agli ospiti degli eventi, solitamente con regole diverse da quelle previste per i residenti.

Di quali dati personali hai veramente bisogno?

Un sistema visitatore elabora i dati personali, quindi si applica la legge sulla protezione dei dati. Nell’UE ciò significa il GDPR; altre giurisdizioni hanno leggi proprie, come il GDPR del Regno Unito e il decreto legge federale n. 45 del 2021 sulla protezione dei dati personali. Prendendo come esempio il GDPR, i suoi principi di cui all’articolo 5 includono la limitazione delle finalità, la minimizzazione dei dati e la limitazione dell’archiviazione, mentre l’articolo 13 richiede che ai visitatori venga detto quando i loro dati vengono raccolti, chi li sta elaborando, perché, su quale base giuridica e per quanto tempo saranno conservati.

Ciò rende ogni campo nella schermata di check-in una decisione da giustificare:

La protezione dei dati fin dalla progettazione e per impostazione predefinita, richiesta dall’articolo 25, significa configurare il sistema in modo tale che, salvo motivo per fare diversamente, raccolga il minimo, lo conservi per il minor tempo possibile e limiti chi può vederlo. Laddove il trattamento possa comportare un rischio elevato per le persone, l’articolo 35 richiede una valutazione d’impatto sulla protezione dei dati prima che il trattamento abbia inizio e il consulente per la protezione dei dati dovrebbe decidere se ciò si applica. Controlla anche dove il fornitore memorizza i dati e se i registri delle visite sono visibili agli altri inquilini in un edificio multi-tenant.

Accesso temporaneo e come finisce

L'integrazione con il controllo degli accessi è il punto in cui comodità e sicurezza si incontrano e le specifiche devono risolvere diversi punti. L'autorizzazione dovrebbe essere limitata: un host non dovrebbe essere in grado di fornire a un visitatore un accesso più ampio di quello di cui dispone l'host. La validità dovrebbe essere limitata alle finestre temporali legate alla visita, con scadenza automatica. La scelta delle credenziali è importante, perché i codici QR stampati, le carte riutilizzabili e le credenziali mobili comportano rischi diversi e le carte riutilizzabili necessitano di un processo di restituzione e cancellazione.

L’autorità dovrebbe restare al suo posto. Il sistema di controllo accessi resta il sistema che decide se una porta si apre; il sistema visitatore richiede una credenziale limitata nel tempo e non dovrebbe essere in grado di creare un accesso permanente. E la revoca deve funzionare nella pratica: check-out, scadenza e cancellazione manuale dovrebbero raggiungere tempestivamente i controllori delle porte, il che è qualcosa da testare, mai da dare per scontato.

Quando il servizio è interrotto

I sistemi visitatori sono spesso servizi cloud, quindi decidi in anticipo cosa succede quando il servizio o la connessione Internet non sono disponibili. Quattro domande ne coprono la maggior parte:

• Come effettua il check-in i visitatori alla reception?
• La lista sul posto per l'evacuazione è raggiungibile offline?
• Le credenziali già emesse continuano a funzionare e quelle in sospeso possono essere cancellate localmente?
• Chi viene informato quando le integrazioni con il controllo degli accessi o la messaggistica host smettono di funzionare?

Un semplice fallback cartaceo o offline, provato con la reception, è spesso sufficiente, a condizione che non diventi in modo permanente una scappatoia attorno ai controlli.

Progettare per ogni visitatore

Non tutti i visitatori avranno uno smartphone, leggeranno la lingua locale o saranno in grado di utilizzare un chiosco touchscreen. Un percorso assistito in accoglienza e un viaggio digitale realizzabile senza barriere appartengono alla progettazione fin dall'inizio, non come ripensamento. Un sistema che accelera la maggior parte degli arrivi ma blocca il visitatore che ha bisogno di aiuto non ha migliorato l’edificio.

Prima della dimostrazione

• Quali campi dati sono obbligatori e possiamo disattivare quelli che non ci servono?
• Come vengono configurati e applicati i periodi di conservazione?
• Dove vengono archiviati i dati e chi nella tua azienda può accedervi?
• Come funziona l'integrazione con il nostro sistema di controllo degli accessi e quale sistema ha l'autorità?
• Cosa succede al check-in, alle credenziali e alla lista on-site quando il tuo servizio non è raggiungibile?
• Come vengono separate le aree di lavoro degli inquilini in un edificio multi-tenant?