Chi dovrebbe possedere i dati dell’edificio e controllarne l’accesso?

La domanda viene solitamente messa alla prova in una brutta giornata. Un agente di gestione se ne va, il contratto di un fornitore scade o l'edificio viene venduto e il proprietario scopre che le password dell'amministratore, i programmi del controller e gli anni di storia dei contatori sono nelle mani di qualcun altro. Misurazioni grezze, registri delle risorse, configurazioni di sistema, analisi dei fornitori, informazioni sugli inquilini e dati personali comportano diritti e obblighi diversi, quindi nessuna singola clausola può risolverli tutti.

Ciò che deve essere stabilito sono i diritti e l'accesso pratico di cui il proprietario ha bisogno per gestire il bene, adempiere ai propri obblighi e cambiare fornitore. Tali diritti dovrebbero essere assegnati per tipo di informazione, con le questioni relative alla protezione dei dati e al contratto confermate dai consulenti legali e sulla privacy, che possiedono tale analisi.

Informazioni diverse, diritti diversi

Per ciascuna tipologia, le disposizioni dovrebbero indicare chi può accedervi, utilizzarli, condividerli, conservarli ed esportarli e per quale scopo.

Dati personali: i ruoli seguono i fatti

Laddove si applica il GDPR, i ruoli del titolare e del responsabile del trattamento seguono ciò che ciascuna parte effettivamente fa nel trattamento, come sottolineano le linee guida del Comitato europeo per la protezione dei dati, non le etichette in un contratto o la proprietà dell'edificio. Mappa innanzitutto il trattamento, in particolare per i sistemi di controllo degli accessi, dei visitatori e di occupazione, e lascia che i tuoi consulenti sulla privacy confermino i ruoli e i termini contrattuali che seguono.

Cosa aggiunge il Data Act

L'EU Data Act (Regolamento (UE) 2023/2854), in vigore dal 12 settembre 2025, conferisce all'utente di un prodotto connesso o di un servizio correlato il diritto di accedere ai dati generati dal suo utilizzo e di condividerli con terzi. La sintesi della Commissione europea nomina i proprietari degli edifici tra coloro che possono utilizzarla per scegliere i propri fornitori di servizi di riparazione e manutenzione. Anche i prodotti connessi immessi sul mercato dopo il 12 settembre 2026 devono essere progettati in modo che i loro dati siano accessibili all’utente per impostazione predefinita. Il regolamento stabilisce anche norme per il passaggio tra il cloud e gli altri servizi di elaborazione dati. Nel novembre 2025 la Commissione ha proposto modifiche al Data Act come parte del suo pacchetto Digital Omnibus, quindi controlla quale testo è in vigore quando stipuli un contratto. Queste disposizioni possono rafforzare la posizione del proprietario, ma il modo in cui si applicano a un particolare contratto di installazione, locazione o servizio è una questione legale.

Dai diritti sulla carta ai controlli nella pratica

Tali diritti necessitano di controlli tecnici per soddisfare:

• un account individuale e denominato per ogni utente, mai un accesso condiviso;
• autorizzazioni che seguono le esigenze lavorative, senza accesso illimitato a sistemi non correlati;
• accesso concesso attraverso un processo di approvazione e revocato tempestivamente in caso di abbandono di persone o fornitori;
• registri di controllo che qualcuno esamina periodicamente;
• credenziali di amministratore di ogni sistema, detenute dal proprietario.

Quando cambia l'agente, il fornitore o il proprietario

Questi accordi sono messi alla prova più duramente nei momenti di transizione.

Altri passaggi di consegne

La stessa pianificazione vale anche quando scade il contratto con un fornitore o l'immobile viene venduto: decidere in anticipo quali informazioni trasferire, come e cosa conservare o eliminare.