ما هي مهام إدارة المرافق التي يمكن أتمتتها؟

إن أفضل المرشحين للأتمتة في إدارة المرافق هي المهام المتكررة، والتي تتبع قاعدة وتعتمد على المعلومات التي تم التقاطها رقميًا بالفعل. جمع قراءات العدادات والمعدات، وتوجيه الإنذارات، وإنشاء أوامر أعمال الصيانة المخططة، وتجميع التقارير الروتينية، وجدولة الخدمات مقابل الاستخدام المحجوز أو المقاس، وتحديث السجلات عند الانتهاء من العمل، كلها تناسب هذا الوصف. تختلف المهام التي تحتاج إلى تدخل جسدي أو حكم مهني أو كفاءة قانونية: يمكن للأتمتة أن تدعمها، لكنها لا تستطيع توليها. قبل أتمتة أي شيء، ضع أربعة أسئلة عليه. هل القاعدة واضحة؟ هل البيانات جيدة بما فيه الكفاية؟ ماذا يحدث إذا كانت الأتمتة خاطئة؟ ومن الذي يتحقق منه؟

ما يمكن وما لا يمكن للأتمتة أن تتحمله

قد يكون الكثير من هذه الإمكانية موجودًا بالفعل في الموقع. يصف دليل أفضل ممارسات العمليات والصيانة الصادر عن وزارة الطاقة الأمريكية أنظمة إدارة الصيانة المحوسبة بأنها تعمل على أتمتة معظم الوظائف اللوجستية للصيانة: إنشاء أوامر العمل وتتبعها، والصيانة المجدولة، والتاريخ، والتوثيق، وجرد قطع الغيار. قد تمتلك إحدى المؤسسات مثل هذا النظام وتستخدم جزءًا منه فقط، لذا فإن الفحص الأول قبل شراء أتمتة جديدة هو ما إذا كانت الأنظمة الحالية قد تم تكوينها للقيام بما يمكنها القيام به بالفعل.

الأسئلة الأربعة في الممارسة العملية

• هل القاعدة واضحة؟ "إنشاء أمر عمل عند تعطل جهاز التبريد" واضح؛ "إنشاء أمر عمل عندما يكون المبنى خانقًا" ليس كذلك. إذا لم يتمكن الموظفون من تدوين القاعدة، فإن تشغيلها آليًا لن يفعل سوى ترميز الارتباك.
• هل البيانات المدخلة موثوقة بدرجة كافية؟ تعمل الأتمتة على البيانات دون الشك الذي يجلبه الشخص إليها. جهاز استشعار درجة الحرارة الذي فقد معايرته، أو أحد الأصول التي تم تعيينها إلى غرفة خاطئة أو جهاز القياس الذي يشير إلى الصفر عندما ينقطع الاتصال بالإنترنت، سيؤدي جميعها إلى إنتاج إجراءات موثوقة وخاطئة، مما يجعل فحوصات جودة البيانات جزءًا من الأتمتة، وليست اختيارية إضافية.
• ماذا يحدث إذا كان خطأ؟ مهمة التنظيف المكررة تضيع بضع دقائق. يعد الإنذار المفقود في مخزن التبريد، أو إغلاق أمر عمل نظام الحريق عن طريق الخطأ، أمرًا خطيرًا. كلما زادت المخاطر، كلما زاد دعم الأتمتة للشخص وترك القرار له.
• ومن يراجعها؟ تحتاج كل عملية آلية إلى مالك يقوم بفحص مخرجاتها من وقت لآخر، ويتعامل مع الاستثناءات ويغير القواعد عندما يتغير المبنى. وبدون ذلك، تتدهور الأتمتة بشكل غير مرئي حتى يحدث خطأ ما.

أين تنظر

حيث هناك حاجة إلى ضبط النفس

العمل القانوني والسلامة هو أوضح حالة. يمكن للأتمتة جدولة عمليات الفحص وتذكير الأشخاص بها، ولكن مسؤولية الفحص وإصدار الشهادات تظل على عاتق الأشخاص المختصين بموجب القواعد المعمول بها. لا ينبغي أن يكون أي سير عمل آلي قادرًا على وضع علامة اكتمال على عنصر بالغ الأهمية للسلامة دون خطوة تأكيد بشرية.

السيطرة على النبات شيء آخر. إن التغيير التلقائي لكيفية عمل المعدات، بدلاً من رفع مهمة لشخص ما، هو قرار تحكم. وهو ينتمي إلى ضوابط تصميم المبنى وتشغيله، مع حدود وتجاوزات محددة.

قد تتضمن الأتمتة التي تعتمد على بيانات الإشغال أو الوصول بيانات شخصية أيضًا. في الاتحاد الأوروبي، يتطلب القانون العام لحماية البيانات أن يتم جمع هذه البيانات لأغراض محددة، تقتصر على ما هو ضروري ويتم الاحتفاظ بها لمدة لا تزيد عن الحاجة، لذلك يجب استخدام المعلومات المجمعة حيثما كانت كافية، ويتم الاتفاق على الغرض وفترة الاحتفاظ مع مستشار حماية البيانات الخاص بك.

الأخطاء الرخيصة أولا

يبدأ التسلسل الأكثر أمانًا بالمهام التي تكون فيها البيانات موجودة بالفعل، وتكون القاعدة بسيطة والأخطاء رخيصة، مثل جمع البيانات وإعداد التقارير. وتأتي بعد ذلك أتمتة أوامر العمل مع المراجعة البشرية، وفقط بعد تلك الأتمتة التي تقوم بجدولة الأشخاص أو التأثير على المصنع. يجب قياس كل خطوة من حيث الوقت المستغرق والأخطاء والاستثناءات وما إذا كان المستخدمون يثقون في المخرجات. عندما يبدأ الأشخاص في تجاوز الأتمتة، فإن القاعدة أو البيانات تحتاج إلى الاهتمام.