Quali attività di gestione delle strutture possono essere automatizzate?

I migliori candidati per l’automazione nella gestione delle strutture sono attività frequenti, seguono una regola e dipendono da informazioni già acquisite digitalmente. La raccolta delle letture dei contatori e delle apparecchiature, l'invio degli allarmi, la generazione di ordini di lavoro di manutenzione pianificata, la compilazione di rapporti di routine, la pianificazione dei servizi in base all'uso prenotato o misurato e l'aggiornamento dei registri al termine del lavoro, tutto rientra in questa descrizione. I compiti che necessitano di intervento fisico, giudizio professionale o competenza statutaria sono diversi: l’automazione può supportarli, ma non può assumersene il controllo. Prima di automatizzare qualsiasi cosa, poni quattro domande. La regola è chiara? I dati sono abbastanza buoni? Cosa succede se l'automazione è sbagliata? E chi lo controlla?

Ciò che l'automazione può e non può affrontare

Gran parte di questa capacità potrebbe già essere presente in loco. La Guida alle migliori pratiche per le operazioni e la manutenzione del Dipartimento dell'Energia degli Stati Uniti descrive i sistemi di gestione della manutenzione computerizzata come l'automazione della maggior parte delle funzioni logistiche della manutenzione: generazione e monitoraggio degli ordini di lavoro, manutenzione programmata, cronologia, documentazione e inventario delle parti. Un'organizzazione potrebbe possedere un sistema di questo tipo e utilizzarne solo una parte, quindi il primo controllo prima di acquistare una nuova automazione è se i sistemi esistenti sono stati configurati per fare ciò che già possono fare.

Le quattro domande in pratica

• La regola è chiara? "Crea un ordine di lavoro quando il refrigeratore scatta" è chiaro; "creare un ordine di lavoro quando l'edificio sembra soffocante" non lo è. Se il personale non riesce a scrivere la regola, automatizzarla non fa che codificare la confusione.
• I dati di input sono sufficientemente affidabili? L'automazione agisce sui dati senza lo scetticismo che una persona nutre nei loro confronti. Un sensore di temperatura che ha perso la calibrazione, una risorsa mappata nella stanza sbagliata o un contatore che segnala zero quando va offline produrranno azioni sicure e sbagliate, il che rende i controlli sulla qualità dei dati parte dell’automazione, non un extra opzionale.
• Cosa succede se è sbagliato? Un'attività di pulizia duplicata comporta uno spreco di alcuni minuti. Un mancato allarme su un magazzino frigorifero o un ordine di lavoro del sistema antincendio chiuso per errore sono gravi. Quanto più alta è la posta in gioco, tanto più l’automazione dovrebbe supportare una persona e lasciare a lei la decisione.
• Chi lo controlla? Ogni processo automatizzato ha bisogno di un proprietario che ne controlli di volta in volta gli output, gestisca le eccezioni e cambi le regole quando l’edificio cambia. Senza uno, l’automazione si degrada in modo invisibile finché qualcosa non va storto.

Dove guardare

Dove è necessaria moderazione

Il lavoro regolamentare e di sicurezza è il caso più chiaro. L'automazione può programmare le ispezioni e ricordarle alle persone, ma la responsabilità dell'ispezione e della certificazione spetta alle persone competenti secondo le norme applicabili. Nessun flusso di lavoro automatizzato dovrebbe essere in grado di contrassegnare come completo un elemento critico per la sicurezza senza una fase di conferma umana.

Il controllo degli impianti è un altro. Cambiare automaticamente il funzionamento delle apparecchiature, invece di affidare un compito a qualcuno, è una decisione di controllo. Fa parte della progettazione e della messa in servizio dei controlli dell'edificio, con limiti e esclusioni definiti.

L’automazione che si basa sui dati di occupazione o di accesso può coinvolgere anche dati personali. Nell'UE, il GDPR richiede che tali dati siano raccolti per scopi specifici, limitati a quanto necessario e conservati non più del necessario, quindi le informazioni aggregate dovrebbero essere utilizzate laddove sia sufficiente e lo scopo e il periodo di conservazione concordati con il proprio consulente per la protezione dei dati.

Prima gli errori economici

La sequenza più sicura inizia con attività in cui i dati esistono già, la regola è semplice e gli errori sono economici, come la raccolta dei dati e il reporting. Successivamente viene l'automazione degli ordini di lavoro con revisione umana, e solo dopo l'automazione che pianifica le persone o influenza gli impianti. Ogni passaggio dovrebbe essere misurato in termini di tempo impiegato, errori, eccezioni e se gli utenti si fidano del risultato. Quando le persone iniziano a bypassare un'automazione, la regola o i dati richiedono attenzione.