In che modo i dati sull'occupazione possono migliorare i programmi di pulizia?

Di venerdì, in un ufficio ibrido, una squadra di pulizia può trascorrere la serata a pulire le scrivanie dove nessuno si è seduto, mentre il martedì i bagni del piano più trafficato restano indietro a metà mattinata. I dati sull’occupazione risolvono questa discrepanza mostrando quali spazi sono stati effettivamente utilizzati, con quale intensità e quando. Lo sforzo di pulizia può quindi seguire la domanda: bagni affollati serviti più spesso, sale riunioni e scrivanie inutilizzate saltate e personale inviato dove è necessario.

L’obiettivo è un servizio migliore dove è importante e meno sforzo dove non lo è, il che non equivale a una riduzione automatica dei costi. Far sì che funzioni significa mantenere una base fissa per compiti critici dal punto di vista igienico e previsti dalla legge, spostare solo gli spazi adeguati verso una pulizia basata sulla domanda, utilizzare dati aggregati che non tengano traccia delle persone e modificare il contratto di pulizia in modo che il nuovo modo di lavorare sia pagato e misurato.

Stessi compiti, trigger diverso

Una specifica di pulizia tradizionale elenca compiti e frequenze: ogni scrivania pulita quotidianamente, ogni sala riunioni pulita due volte al giorno, i bagni controllati ogni ora. Laddove l'utilizzo varia di giorno in giorno, ciò garantisce la pulizia delle stanze vuote mentre le aree trafficate restano indietro. La pulizia basata sulla domanda mantiene l'elenco delle attività ma modifica ciò che la attiva. Il lavoro avviene quando l'utilizzo supera una soglia concordata, a intervalli concordati per gli spazi in uso e con una frequenza ridotta o minima per quelli che non lo sono.

Contatori, sensori e prenotazioni

Per una prima fase spesso è sufficiente un semplice conteggio abbinato ad un feed di prenotazione. Ogni origine dati aggiuntiva aggiunge costi e complessità, quindi aggiungine una solo quando appare una lacuna.

Cosa deve essere pulito a prescindere

La pulizia basata sulla domanda non dovrebbe mai significare che uno spazio non viene pulito perché un sensore lo segnala inutilizzato. Rimane in vigore un valore di riferimento fisso per le aree critiche dal punto di vista igienico come cucine, bagni e spazi clinici o di preparazione degli alimenti, con frequenze stabilite dalla valutazione del rischio dell'operatore e dalle norme applicabili. Copre anche le attività previste dalla legge o contrattuali che devono avvenire a intervalli prestabiliti e la pulizia approfondita periodica che non dipende dall'uso recente. Qualsiasi spazio il cui sensore non funzioni o i cui dati siano mancanti dovrebbe ricadere sulla linea di base, mai su "nessuna pulizia richiesta".

Privacy, per gli occupanti e per gli addetti alle pulizie

I dati sull’occupazione possono diventare dati personali se identificano individui o possono essere collegati a individui; i sensori da scrivania in un ufficio con posti a sedere assegnati sono il caso più ovvio. Nell'UE, i principi di limitazione delle finalità e minimizzazione dei dati del GDPR mirano a raccogliere solo ciò di cui ha bisogno lo scopo di pulizia, il che di solito significa conteggi e stato utilizzato o non utilizzato per spazio, non identità. Lo scopo, il periodo di conservazione e chi può vedere i dati dovrebbero essere concordati con il vostro consulente per la protezione dei dati. Aiuta anche a spiegare il sistema agli occupanti: le persone accettano molto più facilmente un contatore del bagno che un sensore inspiegabile sotto la scrivania.

La stessa cura vale per il personale addetto alle pulizie. Le app di attività che registrano i tempi di completamento possono passare al monitoraggio delle prestazioni individuali. Decidere in anticipo cosa registrare, perché e come verrà utilizzato e coinvolgere l'impresa di pulizie e il suo personale in tale decisione.

Domande per chi ha l'appalto delle pulizie

I contratti di pulizia sono comunemente fissati su frequenze e orari fissi, e un servizio basato sulla domanda si colloca in modo scomodo su questa base. Il modo in cui il modello commerciale dovrebbe cambiare è una questione che spetta al responsabile o al consulente dell'approvvigionamento FM del cliente, ma la progettazione dei dati solleva domande a cui dovranno rispondere prima che il sistema entri in funzione:

• Il contratto eliminerà i turni e specificherà i risultati, come gli standard di pulizia e i tempi di risposta? Se sì, come verranno misurati tali risultati?
• Un team di base fisso, con un elemento variabile guidato dall’uso misurato, è più adatto di un unico prezzo fisso?
• Quale risposta è prevista quando si attiva un trigger di utilizzo, ad esempio quanto tempo dopo che un bagno ha raggiunto la soglia di visite deve essere pulito?
• In che modo l'appaltatore riceverà gli incarichi (di solito tramite un'app mobile o il sistema di gestione delle strutture), come verrà registrato il completamento e come verrà controllata la qualità in modo indipendente, attraverso ispezioni periodiche o feedback degli occupanti?

I dati sull’occupazione, i fattori scatenanti e l’integrazione possono essere progettati per supportare qualsiasi di queste risposte, ma non possono risolverle.

Innanzitutto un servizio migliore, poi il risparmio

Ciò che puoi ragionevolmente aspettarti è un impegno più mirato e una risposta più rapida nelle aree trafficate. La riduzione dei costi totali di pulizia dipende dal modello contrattuale, da quanta parte del vecchio turno è stata spesa per lo spazio inutilizzato e dal fatto che le ore rilasciate vengano rimosse o ridistribuite. La riduzione dell’orario di lavoro è una decisione commerciale tra proprietario e appaltatore e il business case dovrebbe tenerla separata dal miglioramento della qualità del servizio. Anche gli schemi di certificazione hanno iniziato a prenderne atto: la scorecard SmartScore di WiredScore per gli hotel elenca l'orchestrazione delle pulizie tra l'eccellenza operativa. Ciò dimostra l’interesse del mercato; ciò non dimostra che ogni edificio ne trarrà beneficio.